Prozessanalyse
Vorbereitungen für den Einsatz von KI – mit dem AI-First-Ansatz.
Bevor Künstliche Intelligenz Prozesse verbessert, muss klar sein, welche Prozesse überhaupt Potenzial haben. Viele Unternehmen möchten KI einsetzen, wissen aber nicht genau, wo sie den größten Nutzen entfaltet. Genau hier setzt die Prozessanalyse an – sie bildet die Brücke zwischen heutiger Arbeitsweise und einer intelligenten, automatisierten Zukunft. Mit einem AI-First-Ansatz wird KI nicht als Ergänzung, sondern als Ausgangspunkt betrachtet: Prozesse werden von Grund auf so gedacht, dass sie von künstlicher Intelligenz unterstützt oder sogar eigenständig ausgeführt werden können.
Im ersten Schritt geht es darum, bestehende Abläufe transparent zu machen. Jede Abteilung hat ihre Routinen, Schnittstellen und individuellen Vorgehensweisen. Durch strukturierte Prozessaufnahme, Workshops und Datenanalysen wird sichtbar, wo Zeit verloren geht, wo Informationen manuell verarbeitet werden oder wo Entscheidungen auf unvollständigen Daten basieren. Oft sind es keine großen Schwachstellen, sondern viele kleine Ineffizienzen, die sich über den Arbeitsalltag hinweg summieren. Diese zu identifizieren ist der Schlüssel, um gezielt anzusetzen.
Ein AI-First-Ansatz verändert die Perspektive: Statt bestehende Prozesse einfach zu digitalisieren, wird geprüft, wie sie aussehen würden, wenn sie von Beginn an mit KI konzipiert wären. Dabei wird nicht nur Effizienz betrachtet, sondern auch Qualität, Geschwindigkeit, Nutzererlebnis und Skalierbarkeit. Welche Schritte könnte ein Sprachmodell übernehmen? Wo ließe sich durch Bilderkennung Qualität prüfen? Welche Entscheidungen könnten datengetrieben unterstützt werden? KI wird damit zum integralen Bestandteil des Designs – nicht zum nachträglichen Add-on.
Die Prozessanalyse legt so den Grundstein für eine wirtschaftlich sinnvolle KI-Strategie. Auf Basis der Ergebnisse lassen sich Anwendungsfälle priorisieren, die schnell Wirkung zeigen und gleichzeitig langfristig ausbaufähig sind. Unternehmen erkennen, welche Prozesse sich automatisieren lassen, wo Datenbasis und Infrastruktur bereits ausreichen – und wo noch Lücken bestehen. Damit wird KI planbar, messbar und strategisch eingebettet, statt zufällig ausprobiert.
Ein weiterer Vorteil des AI-First-Ansatzes ist die konsequente Datenorientierung. Während klassische Prozessoptimierung oft auf Beobachtungen und Erfahrungswerten beruht, stützt sich KI-Analyse auf harte Fakten. Prozessdaten, Transaktionsverläufe, Nutzerinteraktionen und Kommunikationsmuster werden quantitativ ausgewertet. Dadurch entstehen präzise Einblicke in Engpässe, Kostenstrukturen und Verbesserungspotenziale. KI-gestützte Tools können diese Daten sogar selbst analysieren und Vorschläge zur Optimierung liefern – ein kontinuierlicher Lernprozess, der Prozesse dynamisch verbessert.
Besonders für kleine und mittlere Unternehmen ist dieser Ansatz wertvoll, weil er Struktur in ein komplexes Thema bringt. Statt pauschal „etwas mit KI zu machen“, werden gezielt die Bereiche identifiziert, in denen Automatisierung, Vorhersage oder Analyse den größten Mehrwert schaffen. Die Prozessanalyse liefert damit nicht nur einen Überblick, sondern einen klaren Fahrplan zur Umsetzung.
So entsteht aus einem abstrakten Ziel – „KI im Unternehmen nutzen“ – ein konkreter, umsetzbarer Weg. Die Kombination aus präziser Prozessanalyse und AI-First-Denken sorgt dafür, dass Technologie nicht einfach Prozesse unterstützt, sondern sie neu definiert. Unternehmen, die so vorgehen, gestalten ihre Abläufe intelligent, flexibel und zukunftsfähig – und machen KI zu einem festen Bestandteil ihrer Wertschöpfung, nicht zu einem Experiment.
