Regelbasierter Workflow
Feste Abläufe mit klaren Bedingungen — schnell umgesetzt, vollständig nachvollziehbar.
Was sich mit KI automatisieren lässt
Klassische Prozessautomatisierung scheiterte oft an unstrukturierten Eingaben: E-Mails in freier Sprache, PDFs mit wechselndem Aufbau, Telefonnotizen, Bilder. Genau hier setzt KI an. Sprachmodelle und Dokumentenerkennung verstehen Inhalte, ordnen sie ein und übergeben strukturierte Daten an die nächsten Schritte.
Damit rücken Prozesse in Reichweite, die bisher als „zu individuell" galten — vom Eingangsrechnungs-Workflow über die Angebotserstellung bis zur Bearbeitung von Kundenanfragen im Service.
Vom Workflow zum KI-Agenten
Nicht jeder Prozess braucht einen Agenten. Wir wählen je Use Case den Automatisierungsgrad, der Nutzen, Risiko und Betriebsaufwand am besten ausbalanciert.
KI-gestützter Schritt
Ein einzelner Schritt nutzt KI, etwa Klassifikation, Extraktion oder Textentwurf; der Rest bleibt regelbasiert.
Assistierter Prozess
KI bereitet Entscheidungen vor, ein Mensch prüft und gibt frei — Human in the Loop als Standard.
KI-Agent
Der Agent plant und führt mehrstufige Aufgaben aus, greift auf Systeme zu und meldet definierte Fälle zur Prüfung.
Prozessanalyse als Ausgangspunkt
In der Use Case Discovery dokumentieren wir deine Prozesse mit den Beteiligten: Auslöser, Schritte, Systeme, Ausnahmen, Volumen pro Monat und die Stellen, an denen es hakt. Die Modellierung nach BPMN 2.0 macht Aufwand und Nutzen vergleichbar und ist zugleich die Spezifikation für die Umsetzung.
Aus der Analyse ergibt sich eine Prozesslandkarte mit Management-, Kern- und Supportprozessen — und eine Bewertungsmatrix, welche Use Cases zuerst umgesetzt werden sollten.
Integration in deine Systemlandschaft
Automation entfaltet Wirkung nur, wenn sie in ERP, CRM, DMS und Mailsystem eingebunden ist. Wir konzipieren Schnittstellen, definieren Datenflüsse und setzen Guardrails: Was darf das System selbst erledigen, was wird vorgelegt, was wird protokolliert?
Ob Betrieb in der Cloud, On-Premise oder hybrid, entscheidet die TCO-Betrachtung gemeinsam mit Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.
- Anbindung über bestehende APIs, Konnektoren oder Middleware
- Rollen, Rechte und Freigaben aus deinem Unternehmen werden übernommen
- Vollständige Protokollierung für Nachvollziehbarkeit und Audits
- Transparenzpflichten nach Art. 50 EU AI Act bei Kundenkontakt berücksichtigt
Nutzen messbar machen
Jeder Use Case erhält Kennzahlen, die vor und nach der Automation erhoben werden: Durchlaufzeit, Bearbeitungsaufwand, Fehlerquote, Reaktionszeit. Der Business Case auf TCO-Basis stellt diese Effekte den laufenden Kosten für Modelle, Betrieb und Pflege gegenüber. So bleibt Automation kein Versprechen, sondern ein nachprüfbares Ergebnis.